Personalkosten im Fokus: Wie effizient arbeitet die Stadtverwaltung?

Die finanzielle Situation der Stadt Ingelheim wird in den kommenden Jahren schwieriger. Einnahmen und Ausgaben müssen wieder stärker ins Gleichgewicht gebracht werden. Für uns als FDP Ingelheim bedeutet das: Bevor über höhere Belastungen für Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen gesprochen wird, müssen auch die Ausgaben der Stadt konsequent und transparent betrachtet werden.

Ein Bereich fällt dabei besonders ins Auge: die Entwicklung des Personals und der damit verbundenen Aufwendungen.

Dabei geht es ausdrücklich nicht darum, die Arbeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung infrage zu stellen. Eine leistungsfähige Stadt braucht eine leistungsfähige Verwaltung. Neue gesetzliche Aufgaben, zusätzliche Einrichtungen oder beispielsweise der Ausbau der Kinderbetreuung können zusätzliches Personal erforderlich machen.

Aber gerade deshalb wollen wir genauer wissen: Wo entstehen neue Stellen? Warum entstehen sie? Und welche Entlastungen bringen Digitalisierung, Automatisierung und künstliche Intelligenz?

Der Stellenplan wächst deutlich.

Der Haushaltsplan 2026 weist im Stellenplan insgesamt 931,13 Vollzeitäquivalente (VZÄ) aus. Für das Vorjahr 2025 sind 847,45 VZÄ ausgewiesen.

Das entspricht einem Zuwachs von 83,68 VZÄ beziehungsweise rund 9,87 Prozent innerhalb eines Jahres. Der offizielle Haushaltsplan der Stadt bestätigt diese Veränderung. 

Allerdings wäre es zu einfach, daraus zu schließen, die eigentliche Verwaltung sei um knapp zehn Prozent gewachsen.

Ein erheblicher Teil der zusätzlichen Stellen entfällt auf die Kindertagesstätten. Nach den Angaben im Stellenplan beträgt der Zuwachs dort 44,05 VZÄ. Im Bereich „Verwaltung und Sonstiges“ verbleibt nach der Aufschlüsselung ein Zuwachs von 38,38 VZÄ beziehungsweise rund 7,87 Prozent.

Gerade diese Differenzierung halten wir für wichtig. Kinderbetreuung, soziale Einrichtungen und klassische Verwaltung dürfen bei einer Bewertung der Personalentwicklung nicht einfach in einen Topf geworfen werden.

Parallel zum Stellenplan entwickeln sich auch die Personal- und Versorgungsaufwendungen.

Im Haushaltsplan 2026 sind dafür rund 60,24 Millionen Euro vorgesehen. In der mittelfristigen Finanzplanung steigt dieser Betrag für 2027 nach den uns vorliegenden Haushaltszahlen auf rund 64,70 Millionen Euro.

Auch hier gilt: Personal- und Versorgungsaufwendungen sind nicht gleichbedeutend mit den Gehältern der aktuell Beschäftigten. Darin stecken neben Personalaufwendungen auch Versorgungsaufwendungen und weitere personalbezogene Positionen.

Wir wollen wissen, was hinter der Entwicklung steckt. Digitalisierung muss irgendwann auch messbare Entlastung bringen. Die Arbeitswelt verändert sich derzeit enorm. Digitale Verwaltungsprozesse, Automatisierung und insbesondere künstliche Intelligenz können Beschäftigte von Routinearbeiten entlasten und Prozesse beschleunigen.

Für uns ergibt sich daraus eine grundsätzliche Frage:

Wenn wir als Stadt in Digitalisierung und KI investieren – wo zeigt sich anschließend der Produktivitätsgewinn?

Digitalisierung sollte nicht lediglich bedeuten, bestehende analoge Prozesse zusätzlich digital abzubilden. Sie sollte langfristig dazu führen, dass Abläufe einfacher werden, Bearbeitungszeiten sinken und vorhandenes Personal effizienter eingesetzt werden kann.

Eine wesentlich interessantere Möglichkeit bietet die natürliche Personalfluktuation: Menschen gehen in den Ruhestand, wechseln den Arbeitgeber oder verlassen aus anderen Gründen die Verwaltung.

Bei jeder dadurch frei werdenden Verwaltungsstelle sollte aus unserer Sicht geprüft werden:

Muss diese Stelle tatsächlich unverändert wiederbesetzt werden? Oder kann eine Aufgabe inzwischen entfallen, vereinfacht, zusammengelegt, digitalisiert, automatisiert oder durch KI unterstützt werden? Gerade über einen Zeitraum von fünf oder zehn Jahren könnten so Veränderungen erreicht werden, ohne pauschale Stellenstreichungen oder betriebsbedingte Kündigungen zu fordern.

Deshalb haben wir fünf konkrete Fragen gestellt

Wir möchten zunächst Fakten haben, bevor wir Schlussfolgerungen ziehen. Aus diesem Grund wurden folgende Fragen offiziell an die Stadtverwaltung gerichtet:

1. Wie haben sich Zahl der Beschäftigten in Vollzeitäquivalenten und Gesamtpersonalaufwendungen der Stadtverwaltung von 2015 bis 2026 entwickelt? 
2. Wie viele zusätzliche Stellen sind für 2027 vorgesehen? 
3. Wie viele Stellen wurden seit 2020 aufgrund von Digitalisierung oder Prozessoptimierung nicht wiederbesetzt bzw. eingespart? 
4. Welche weiteren Einsatzmöglichkeiten für KI und Automatisierung werden derzeit geprüft? 
5. Wie hoch ist die natürliche Personalfluktuation der kommenden fünf Jahre durch Ruhestand und sonstiges Ausscheiden? 

Sobald uns die Antworten vorliegen, werden wir diese auswerten und öffentlich darüber berichten.

Was wir anschließend prüfen wollen

Aus unserer Sicht sollten bei der weiteren Haushaltsdiskussion insbesondere folgende Punkte betrachtet werden:

• Neue Verwaltungsstellen sollten nachvollziehbar begründet und auf ihre Notwendigkeit geprüft werden. 
• Frei werdende Verwaltungsstellen sollten nicht automatisch 1:1 wiederbesetzt werden. 
• Ruhestand und natürliche Fluktuation können genutzt werden, um Verwaltungsstrukturen schrittweise anzupassen. 
• Vor einer Wiederbesetzung sollte geprüft werden, ob Aufgaben entfallen, vereinfacht, digitalisiert oder automatisiert werden können. 
• Bei bereits eingesetzten KI-Systemen sollten konkrete und möglichst messbare Produktivitätsgewinne ermittelt werden. 
• Die Personalausstattung sollte mit strukturell vergleichbaren Kommunen verglichen werden. 
• Organisationsuntersuchungen sollten insbesondere bei größeren Stellenmehrungen ein wichtiges Instrument sein. 

Der Haushaltsplan selbst zeigt übrigens, dass dieser Gedanke nicht völlig theoretisch ist: Bei einzelnen Stellen werden bereits Organisationsuntersuchungen beziehungsweise entsprechende Prüfungen als Voraussetzung oder Begründung thematisiert. Genau diesen Ansatz möchten wir systematischer betrachten.

Es geht nicht um „weniger Verwaltung um jeden Preis“. Unser Ziel ist ausdrücklich keine pauschale Kritik an den Beschäftigten der Stadt Ingelheim.

Die entscheidende Frage lautet vielmehr:

Wie schaffen wir es, die Leistungen der Stadt für die Bürgerinnen und Bürger mindestens auf dem heutigen Niveau zu halten oder sogar zu verbessern, ohne dass die Kosten dauerhaft schneller wachsen als die finanziellen Möglichkeiten der Stadt?

Moderne Technik bietet dafür Chancen, die es vor zehn Jahren in dieser Form noch nicht gab. Deshalb wollen wir wissen, welchen Beitrag Digitalisierung und KI bereits heute leisten – und welches Potenzial in den kommenden Jahren noch besteht. Gerade wenn gleichzeitig über die zukünftige Höhe kommunaler Steuern und Abgaben diskutiert wird, gehört für uns beides zusammen:

Erst Strukturen und Ausgaben überprüfen. Einsparpotenziale identifizieren. Und erst danach darüber sprechen, ob Bürger und Unternehmen stärker belastet werden müssen.

Wir werden die Antworten der Stadtverwaltung auf unsere Anfrage veröffentlichen und anschließend bewerten, ob und wo sich daraus konkrete Einspar- oder Effizienzpotenziale ergeben.

Quellen:

Die zentrale Primärquelle ist der Haushaltsplan 2026 der Stadt Ingelheim am Rhein. Darin befinden sich Stellenplan, Stellenübersichten, Ergebnis- und Finanzhaushalt sowie die mittelfristige Finanzplanung. Die von uns verwendeten 847,45 VZÄ für 2025 sowie der Zuwachs um 83,68 VZÄ bzw. 9,87 % lassen sich im offiziellen Haushaltsplan nachvollziehen.